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优秀的活动策划执行都要考虑哪些内容?

优秀的活动策划执行都要考虑哪些内容?

办好一场会议活动, 不比指挥一场登陆战役来得轻松----会掌柜网创始人:陈新。


“流程长,细节多,永远都不能说结束......”干过会议及活动的人都知道,这是 一个经验值不断被刷新的行业。

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如何策划并执行一场优秀的会议活动显得极其重要,一个优秀的会议活动包含了以下几点:会议内容精彩、会议目的实现、主办方及参会者满意、与会者愿意分享、媒体关注度高、承办者未出差错、会议IP美誉度高、传播范围广。总结的来说,优秀的会议不但要有好的策划还要有好的执行。

【会议活动策划方面“3W”参考】

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一、为什么要开会?

这是着重解决一个会议活动的主办方需求的问题。如今,活动不仅仅是为办活动而办活动,不同的活动类型不同的活动目的:

① 发布会:展示产品发布信息,提升企业自身实力;

 ② 经销商年会:向经销商展示企业实力,提振经销商信心,奖励 优秀经销商,鼓舞经销商士气;

 ③ 企业内部年会:加深员工对企业的感情,增进员工之间的沟通 和交流增强员工之间的团队协作意识,创造企业内积极向上的 工作氛围;

 ④ 开业庆典:宣传企业的知名度和美誉度,借助开业庆典获得一 个良好的开端。 

⑤ ……。

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二、怎么才能办好这场会?

这里着重解决会议活动的主办方与参会者的体验问题:一个易于传播的主题、双方都有收获的内容、令人印象深刻的创意、恰到好处的流程,所有这些都是让与会者有好的体验,才能回味无穷,津津乐道,自发传播!

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三、我们要为这块会议活动做什么?

这里着重解决会议活动的执行方最终呈现的效果及形式问题:

会场选址(预算、交通、硬件设施、服务水平、品牌匹配度等思考)

来宾接待(嘉宾邀请、发言准备、参与流程的沟通、起居接送、参 会提醒、座席安排、礼品准备的提前考虑)、氛围营造(沿途外围效果、舞美效果、前厅展示效果、签到效果、 来宾互动装置、留影区效果、服务人员安排等方案)

后勤保障(消防预案、医疗预案、安保预案、突发事件预案、天气预 案、交通预案、就餐预案、流程特殊情况预案等风险管理)

传播推广(事前预热、事中采访互动、视频及图文直播、事后曝光 长尾传播等的媒体安排、流量采购等方案)。

【会议活动执行方面】

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一个好的会议及活动里统筹者是成功执行的核心,负责组建好一个优秀的执行团队并安排找到符合预算要求的靠谱的供应商。统筹者需在任何时候都不能忘记与客户多做沟通,不当甩手掌柜,不把成功的所有希望押宝在他人身上,事无巨细,必须在团队内责任到人,盯到细节。

执行的关键点:

①抓大放小:所有的锦上添花,是来自于平常的准备,现场进行中不要 临场发挥。各种情况要抓大放小,稳定优先,解决关键问 题,次要问题如果有精力再处理。

②风险管理:灵活应对各种潜在的风险,在前期,拆解各个环节,分析 关键要素,做预备方案,不断演练,将问题重现,场景化, 然后设计解决方案,把风险降到最低。

最后,希望承办方能将所有的执行细节标准化,根据团队的特点打造属于自已的标准化执行手册,不要只依靠个体的能力;找到好的策划和执行工具,争取事半功倍!

会掌柜网是帮助承办者快速的找到适合的场地及场地搭建数据,演出节目、搭建工厂及设备服务商的专业会议服务平台。

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